lunes, 22 de abril de 2013

PROCESO DE CAPACITACIÓN AL PERSONAL


MODELO DE CAPACITACIÓN PARA LA EMPRESA




Para el ingreso de personal nuevo a la empresa se solicitan  profesionales quienes tienen los conocimientos en las áreas que trata la empresa, como Contadores, Auditores, administradores, ingenieros de sistemas. Adicional a esto se facilitan al aprendiz una dirección electrónica  donde encontrara el taller de formación, los diferentes manuales y los documentos donde conocerá la historia de la empresa, su estrategia de negocio, y el mercado estratégico al cual está enfocado, organigrama, políticas etc.



a continuación se presenta  uno de los formatos que se utilizan para evidenciar los temas que estarán pendientes para reforzar a los colaboradores y estos pueden ser nuevos como antiguos.






FORMATO 05


“CUESTIONARIO PARA LA DETECCIÓN DE NECESIDADES DE CAPACITACION”

El presente cuestionario tiene como finalidad identificar los requerimientos en materia de
Capacitación; por lo que agradeceremos conteste con veracidad los datos que se le
Solicitan, en virtud de que cada uno de ellos tiene una especial importancia.
Permitiéndonos  que los cursos que se estructuren y programen cubran sus necesidades.

Instrucciones: Conteste donde se le indique o según sea el caso marque con una (X), si
Requiere de más espacio utilice el reverso de la hoja, indicando el punto que corresponda.

Puesto que desempeña: _______________________________
Secretaria u organismo al que pertenece:______________________
Dirección o Área :_______________________________________
1.-  ¿Dependen áreas de Usted? Si (   )  No (   )
2.-  ¿Depende Personal de Usted? Si (   )  No (   )
3.-  ¿Cree que es necesario tomar cursos de capacitación, para desempeñar  mejor su trabajo?
Si (   )  No (   )
4.-  ¿Utiliza computadora? Si (   )  No (   )
5.-  ¿Necesita capacitación para manejar la computadora? Si (   )  No (   )
6.-  ¿En su trabajo tiene trato con la sociedad? Si (   )  No (   )
7.-  ¿Desarrolla Planes, programas o presupuestos? Si (   )  No (   )
8.-  ¿Maneja aspectos contables? Si (   )  No (   )
9.-  ¿Es de vital importancia el uso del teléfono para su trabajo? Si (   )  No (   )
10.-  ¿Tiene buena comunicación con sus compañeros de trabajo? Si (   )  No (   )
11.-  ¿Tiene buena comunicación con su jefe inmediato? Si (   )  No (   )
12.-  ¿Tiene buena comunicación con sus subordinados (si es que los tiene)? Si (   )  No (   )
13.-  ¿Considera Usted que se encuentran integrados en su trabajo? Si (   )  No (   )
14.- ¿Cree usted que el ambiente de trabajo es bueno?  Si (   )  No (   )
15.- ¿Conoce Usted el Departamento de Capacitación y Desarrollo de Personal?  Si (   )  No(   )
16.- ¿En los últimos 3 meses, ha tomado algún curso en el Departamento de Capacitación y Desarrollo de Personal?  Si (   )  No (   )
17.-  ¿Si es que tomo curso, ¿fue de su agrado? Si (   )  No (   )
*En caso de no agradarle, indique cual curso fue: ___________________________________
18.- ¿Que problemas tendría para participar en los cursos de capacitación?
Falta de información con respecto a los cursos            (   )
No me autorizan asistir                                                 (   )
Falta de tiempo por excesivas cargas de trabajo         (   )
Otro trabajo                                                                   (   )
Atención Familiar                                                          (   )
19.- ¿Si pudiera tomar uno de los siguientes cursos cual tomaría?
Relaciones Humanas                                                    (   )   
Administración Pública                                                  (   )
Actualización  en legislación comercial                         (   )
Informática                                                                     (   )
Si tiene otra opción indique nos cual _______________________________________
20.- ¿En qué horario le gustaría tomar los cursos?
De  4:00 p.m. a  6:00 p.m.                                             (   )
de 6:00 p.m. a 8:00 p.m.                                                (   )
de  5:00 p.m. a 7:00 p.m.                                               (   )
21.- ¿Qué días podría  asistir a los cursos?
Lunes, Martes y Miércoles                                             (   )
Martes, Miércoles y Jueves                                           (   )
Miércoles, Jueves y Viernes                                          (   )
De Lunes a Viernes                                                       (   )
Viernes y Sábados                                                        (   )
23.- ¿Algún cometario que desee agregar? _______________________________________________________
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AUDITORIA INTERNA


AUDITORIA INTERNA




Para la auditoría interna se tiene presente el desarrollo de los siguientes puntos:

·                     Utiliza la Planeación estratégica para tener el control de las decisiones y los recursos. No La empresa ASESORA FINANCIERAS DEL META no cumple en totalidad las estrategia  y objetivos propuestos porque le falta conocer el mercado y la competencia, también el incursionar mas en las estrategias de marketing. 
·                     Realizar la Planeación estratégica es solo para satisfacer una acreditación o cumplir con requisitos de la regulación.  NO esta se realiza para darle un enfoque estratégico a la empresa y a si  proporcionar el cumplimiento de objetivos y metas.
·                     Pasa con demasiada rapidez de la definición de la misión a la formulación de la estrategia. No porque desde el primer día que se crea la empresa y el personal que  hace parte de esta tiene  presentes estos componentes los cuales hacen parte del cumplimiento de los objetivos y metas y estos nos llevan de la mano con la misión y visión propuesta por los gerentes.
·                     NO cumplir el plan a los empleados y dejar que sigan trabajando sin saber nada. No puesto que todos los planes se cumplen y a los colaboradores se les mantiene informados de las actualizaciones en las políticas, procesos, procedimientos y reglamentos internos de trabajo.
·                     Que la administración tome demasiadas decisiones intuitivas que entren en conflicto con el plan formal. En algunos casos se puede presentar en la organización este tipo de toma de decisiones por que para la empresa se deben sustentar cada una de estas y porque para la toma de decisiones se debe primero conocer el mercado y la competencia y esto es algo de lo cual carece la organización. 
·                     Que la administración no apoye activamente el proceso de Planeación estratégica. si claro que si se apoya porque justa mente es el norte de la empresa y esta se guía de acuerdo a los objetivos y a la estrategia de mercado que se tengan presentes.
·                     No utilizar planes como una pauta para medir el desempeño. si se tiene un plan de evaluación y desempeño por cada área las cuales ya se evaluaron.
·                     Delegar la Planeación en una sola persona en vez de comprometer a todos los gerentes. Claro que no esta se debe realizar en reunión y con la aprobación de cada una de la parte y el área involucradas por que estos guiaran el desarrollo y cumplimiento de las actividades y con los cuales se aprobaran las evaluaciones de desempeño y resultados.
·                     Implementar que los empleados claves participen en todas las fases de la Planeación. En este tipo de organizaciones  y con las jerarquías que estamos tratando, diríamos que es de vital importancia la participación de los colaboradores quienes son los gerentes de cada área y ellos proporcionan información de vital importancia para la medición de resultados.

MEDICION Y EVALUACION DE DESEMPEÑO


MEDICIÓN Y EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO


Análisis
En la presente evaluación de desempeño de la gerencia general se puede evidenciar que de 8 puntos evaluados el cumplimiento al 100% es del 50% satisfactorio; es necesario tener en cuenta algunas mejoras en el conocimiento de la competencia, en el manejo de las objeciones que se puedan presentar en los diferentes campos tanto interno como externo, calidad de trabajo y el manejo de las estrategias comerciales o de marketing.



Análisis
En la presente evaluación de desempeño del  área de contabilidad  se puede evidenciar que de 7 puntos evaluados el cumplimiento al 100% es del 70% satisfactorio; y  es necesario tener en cuenta algunas mejoras en el conocimiento del mercado, en el manejo de las objeciones o problemáticas que se puedan presentar en los diferentes campos tanto interno como externo.


Análisis
En la presente evaluación de desempeño del  área de recurso humano  se puede evidenciar que de 7 puntos evaluados el cumplimiento al 100% es del 65% satisfactorio; en cuanto al resto de la tabla es necesario tener en cuenta algunas mejoras en el conocimiento de la competencia y el mercado, en el servicio con el cliente interno y externo porque es la carta de presentación de la empresa y la remuneración es importante para los colaboradores puesto que se manejan  salarios integrales




Análisis
En la presente evaluación de desempeño del  área de recurso humano  se puede evidenciar que de 7 puntos evaluados el cumplimiento al 100% es del 90% satisfactorio; en cuanto al resto de la tabla es necesario tener en cuenta algunas mejoras en el conocimiento del mercado y la competencia pues este es de gran importancia para la empresa y  los demás ítems se cumplen a cabalidad pues esta área se encuentra bien estructuradas.

lunes, 1 de abril de 2013

MATRIZ DOFA


DOFA LA EMPRESAS ANALISTAS FIANCIERAS DEL META


                                 ASESORIAS FINANCIERAS DEL META
                                 

                        ANALISIS       ESTRATEGIA       CONTROL


DOFA


Fortalezas

  • No requiere de una alta inversión para iniciar actividades.
  • Conocimiento financiero y administrativo por parte de los propietarios.
  • Ofrecer un alto grado de confidencialidad y calidad con el manejo de la información.

Oportunidades

  • Alta tasa de crecimiento de MIPYMES en el departamento del meta.
  • iniciación de negocios empíricamente 
  • Falta del conocimiento necesario para el desarrollo del negocio

Debilidades

  • Falta de experiencia en el negocio.
  • Barrera de entradas muy bajas
  • Falta de disponibilidad de recursos financieros

Amenazas

  • Inestabilidad económica.
  • Incentivos a competir por parte de las empresas 
  • consultoras a grandes empresas por la alta tasa de crecimiento de las MIPYMES.



GUIA Nº 6 ENSAYO PLANIFICACION SISTEMA INFORMATIVO


Ensayo sobre la planificación del sistema informativo enfocado a la pequeña y mediana empresa Colombiana.


PLANIFICACIÓN DEL SISTEMA INFORMATIVO



La planificación de los Sistemas de Información (SI) se entiende como un procedimiento sistemático de toma de decisiones sobre qué hacer con los sistemas de información en el futuro. Esto a evolucionado de tal manera a lo largo de los años que se pueden distinguir cuatro fases:
·         La introducción de la informática en las organizaciones
·         La expansión anárquica de las aplicaciones informáticas
·         La coordinación de los SI con los objetivos de la empresa
·         La interdependencia estratégica entre las compañías y los Sistemas de información





  • los sistemas informativos de las pequeñas y medianas empresas son muy importantes para el funcionamiento de estas la cual no quiere decir que sea indispensable para el desarrollo de su actividad, sino para mantener la actualización de información,  de datos y tecnología, ya que esto ayuda la toma de decisiones, organiza los procesos e identifica y da las posibles soluciones para aplicarlas a las organizaciones siempre teniendo en cuenta los objetivos propuestos de estas. También contribuye a que estas empresas puedan tener la información mas organizada y de fácil acceso.

ORGANIGRAMA DE LA EMPRESA


ORGANIGRAMA DE LA EMPRESA ASESORAS FINANCIERAS DEL META





DISEÑO DELOS CARGOS

GERENCIA
Título del Cargo: GERENTE GENERAL
DESCRIPCIÓN GENERAL

Sus funciones son planificar, organizar, dirigir, controlar, coordinar, analizar, calcular y deducir el trabajo de la empresa, además de contratar al personal adecuado, efectuando esto durante la jornada de trabajo.
Tareas  
  • Planificar los objetivos generales y específicos de la empresa a corto y largo plazo.
  • Organizar la estructura de la empresa actual y a futuro; como también de las funciones y los      cargos.
  • Dirigir la empresa, tomar decisiones, supervisar y ser un líder dentro de ésta.
  • Controlar las actividades planificadas comparándolas con lo realizado y detectar las  desviaciones o diferencias.
  • Coordinar con el Ejecutivo de Venta y la Secretaria las reuniones, aumentar el número y calidad de clientes, realizar las compras de materiales, resolver sobre las reparaciones o desperfectos en la empresa.
  • Liderar las funciones de mercadeo estratégico de la empresa para búsqueda de clientes nuevos y el mantenimiento de los actuales

Recursos Humanos
Título del Cargo: Gerente Recursos Humanos
DESCRIPCIÓN GENERAL

Responsable de la administración de los Subsistemas de Recursos Humanos de la organización, buscando procesos eficientes y eficaces para el mejoramiento continuo
Trabajará directamente con la Gerencia General y clientes cuando sea la prestación del servicio de asesorías administrativas
Tareas 
  • Controlar las políticas a seguir organizativa-mente con respecto a los Recursos Humanos de la organización.
  • Responsable de planificar, organizar y verificar eficiencia en los subsistemas de RR.HH. de la empresa.
  • Proyectar y coordinar programas de capacitación y entrenamiento para los empleados.
  • Mantener un clima laboral adecuado, velando por el bienestar de las relaciones empleado - empresa.
  • Interceder por la buena marcha en contratos laborales entre empleados y empresa
  • Dirigir el sistema de carrera administrativa en la organización.
  • prestar estos y demás servicios que requiera la empresa u organización a la cual se esté asesorando.

Requisitos
  • Título: Psicólogo Industrial, Administrador de empresas o carreras afines.
  • Experiencia mínima 4 años en áreas similares.
  • Amplio conocimiento de leyes laborales.
  • Alta capacidad de relacionarse con los diversos niveles de RR.HH. de la empresa; Don de mando y liderazgo participativo; Fluidez verbal; Adaptabilidad a distintas situaciones laborales; Alto grado de responsabilidad; personalidad  equilibrada.
  • Contactos; Exigente discreción sobre el manejo de los distintos aspectos empleados - empresa.
  • Condiciones de ambiente normales de escritorio, trabajo para distintos niveles de exigencia y mucha discreción con la información de nuestros clientes

Departamento Financiero
Título del Cargo: Contador
DESCRIPCIÓN GENERAL

Administrar un sistema contable óptimo para la empresa y en conformidad.
Organizar la contabilidad de la empresa con las normas establecidas que se ajusten a las políticas, principios y normas generalmente aceptadas.
Tareas 
  • Desarrollar la contabilidad de la empresa según el sistema contable
  • Presentar balances mensuales
  • Realizar las transacciones oportunas de tal forma que haya una fluidez en las cuentas bancarias
  • Realizar los pagos mensuales y beneficios de nomina de la empresa
  • Estudiar los valores que constituyen capital o que intervendrán en las operaciones diarias
  • Determinar las cuentas de la empresa y su significado; esto es, elaborar el plan de Cuentas y preparar el manual de Instrucciones
  • Fijar el sistema adecuado para calcular los precios de costo, reposición y venta, según corresponda
  • Indicar el número de libros, formularios y registros que deben llevarse, las informaciones que deben contener y su utilización
  • Estudiar e interpretar los resultados obtenidos
  • Depuración de cuentas
  • Pago de impuestos y tributos
  • prestar estos y demás servicios que requiera la empresa u organización a la cual se esté asesorando.

Requisitos
  • Intelectuales
  • Licenciatura en Contabilidad y Auditoría (CPA)
  • Experiencia 2 años cargos similares
  • Alto conocimiento de la ley Tributaria Labora, seguridad social; Ley Societaria, Ley de Compañías
  • Agilidad numérica; Agudeza visual;
  • Aptitudes para la prestación de asesorías a independientes
  • Carácter muy discreto y exigente deserción acentuada en asuntos confidenciales
  • Destreza para la utilización de equipo informático
  • Responsabilidad
  • Manejo de privacidad y confidencialidad con el manejo de la información y documentos  de alta prioridad para las empresas asesoradas

Departamento de Sistemas
Título del Cargo: Analista de Sistemas
DESCRIPCIÓN GENERAL

Programación y administración de base de datos y sistema operativo de la empresa
Encargado de analizar los sistemas y subsistemas de información y procesos de la organización para analizar las posibilidades de solución automatizarlas o informatizarlas
Tareas 
  • Análisis del sistema informático y proceso elaboración manuales del sistema
  • Actualización manuales
  • Elaboración flujo gramas proceso
  • Entrega de los manuales y flujo gramas a los distintos departamentos
  • Levantar el servicio, movimientos de la empresa, transferencia de valores, administración de red, horas pico de red congestionada, cuellos de botella para que información viaje rápido, habilitar recursos para no sub utilizado o sobre utilizados, respaldo en CD - ROOM
  • Soporte a usuarios y clientes
  • mantenimiento preventivo a los equipos
  • Programación visual CQL Server 7.0 o superior conocimiento de Internet
  • prestar estos y demás servicios que requiera la empresa u organización a la cual se esté asesorando.
Requisitos
6° nivel universidad, 1 año de experiencia
  • Excelente agilidad numérica; discreción sobre el manejo de procesos que tiene que determinar a través del flujo gramas.
  • Manejo de privacidad y confidencialidad con el manejo de la información y documentos  de alta prioridad para las empresas asesoradas.